(愛知県のシステム開発系中小企業のPマーク担当者)Pマークの保持・更新を自社内で行っていました。(自力取得)
愛知県のシステム開発系中小企業のPマーク担当者でした。
取引先企業にPマーク取得有無を尋ねられることが多くなったことが取得のきっかけです。
会社概要調査に含まれる書類のうち、Pマークを保有していることでパスできるものも多くなり、新規・継続取引及びそれに付随する事務業務がスマートになるという利点がありました。
ただ、「更新費用が大きい為、それ以外には費用をかけたくない」と、コンサル等は利用せず、総務事務がその管理を兼ねていました。
自力で保持・更新する場合、基本的には、取得時に作成すべきとした文書を、規定の通り作成・更新し続けていれば、更新審査でNGとなることはありません。
月次作業、年次作業を、こつこつ積み上げておくことが大切です。
勿論、更新時期が近くなってからの準備では間に合いません（残業続きになります・・・）ので、きちんと業務として組み込む必要があります。
担当者だけで片付く話であれば、業務繁忙月等少々さかのぼって書類を作成する等の対処が可能ですが、全社員に周知・作業させる項目については、必須タスクとしてしっかり管理する必要があります。
これを失念すると、場合によっては更新可否に影響します。
更新時の現地審査では、担当者と話すだけではなく、社内を巡回し、一般社員と直接話をされることがあります。
ここで例えば【社内のパソコンは3か月に1度パスワードを変える】という規定を作っており、その実施完了書類を作成していたにもかかわらず、
「パソコンのパスワード、最近はいつ変えましたか？」という質問に対し、
「ここ1年は変えてませんねー」等と規定及び提出書類にそぐわない回答が得られた場合、
追求の対象になってしまいます。
全社員50名程の規模の会社では、コンサル会社に頼むと、2～5万円/月程度でした。
月次作業、年次作業を振り返ると、平均して月に1人2日をPマークの作業にあてれば十分管理が可能です。また、突然の出来事にも社内で担当者がいると対応がスムーズに進むことが多く感じました。
ただし、担当者は規定を読み込み、しっかりと理解して管理する必要があります。
ここに割く時間が大きい為、引き継ぎに相当の時間がかかります。日々のタスク漏れ防止や担当者の欠勤、また、突然の異動や退職等を考慮し、あらかじめ上長を含め3名以上で管理すると安心です。
会社の規模にかかわらず、自力でPマークの保持・更新を行う場合は、専任担当者を置くという気持ちで臨むことが後々を楽にします。
コンサルに頼らなければ無理！という業務ではないので、社員の個人情報保護に関する意識を高めるためにも、自力での保持・更新は良い選択であると思います。
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