(愛知県・IT企業)Pマークの取得と管理(コンサル利用か自社取得か)
愛知県のIT系中小企業でPマーク業務を担当しておりました。
取得は、取引先様からの要望がきっかけです。費用面より自力での取得を目指していた為、ISOよりも比較的取得しやすいPマークを選択しました。
取得に関する様々な書類の作成については、自力で行うとかなり時間がかかります。
インターネットで調べても、具体的な方法はほとんど見つかりません。(簡単に調べられるようであれば、コンサル会社が必要なくなってしまいます。)
専任担当者を置かず、各部署から担当者を選出して臨んだ為、一通りの規程等を作成するのに数か月かかりました。
取得審査等が完了し、Pマークを取得した後も、2年ごとに更新審査があります。
書類審査・現地審査ともに、更新時だけ対応すればいいというものではありません。
作成した規程にもよりますが、毎月の作業、年次の作業が発生し、都度漏れなく対応する必要があります。
ただ、これらの作業は大きな負担となることはありません。規程通りに粛々と作業を行っておけば、ほとんど苦労することなく更新審査に合格することができます。
取得と取得後の作業を振り返ってみると、取得に関してはコンサル会社にお任せした方が、迅速かつ安価であったのではないかと思いました。
Pマークに関する知識ゼロの社員が集まっても時間ばかり過ぎていきますし、都度、方々に確認する作業もかなりの手間です。
その点、取得してしまえば、その規程に沿って業務を行えばよいので、一般社員でも対応が可能になります。
取得後の管理もコンサル会社にお任せした方が楽ではありますが、費用面にも、社員の意識を高めるためにも、自力管理はメリットがあると考えます。
ただ、自力管理の弱点は、法改正等により現状の規程を変更する必要が発生した場合、すべての規程及び付随する書類を自力で見直さなければならないという点です。
変更に漏れがあった場合、2年に1回の更新審査で指摘の対象となります。
「法改正を知らず何一つ変更されていない」という状態では審査に引っかかるかもしれませんが、「各箇所対応したけど一部漏れがあった」という程度であれば改善を求められるだけで、(自身の担当時にも経験がありますが)更新可否には影響しませんでした。
法改正をはじめとする様々な情報は、Pマークからもお知らせがあります。
また、規程を変える必要があるのか、どう対応すればいいのか、不明な点があればPマークに確認をすれば一般的な回答を得られます。
その他、Pマークを保有している社労士の方等も相談に乗ってくれることがありますので、気負いすぎず自力管理を選択するのも一つの方法だと思います。
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