千葉県の会社のプライバシーマーク取得体験(医療業(病院))
私は千葉県にある病院で働いているのですが、情報管理のずさんさを改めなければいけないと思っていました。
院長も自分の病院の情報管理については、しっかりしなければいけないと言っています。
私は情報管理の責任者をすることになりました。
私自身、情報管理をしっかりできるようなタイプではないので、なんとかして情報管理をしていかなければならないと感じていました。
特に病院は患者様の病歴・カルテなどの機微な個人情報を取扱うので、通常の会社より一層気をつける必要があります。
私がまず始めたのは、病院のパソコンのセキュリティを見直すことにしました。病院のパソコンは全てネットワークでつながれており、とても便利ですが、何者かに侵入されてしまうと、全て情報を盗み取られてしまう可能性がありました。
そこで、病院のセキュリティを見直すために、セキュリティソフトを病院のパソコン全台に入れたのです。
今までは一部パソコンだけにしか入っていなかったので、とても危険な状態でした。
次に取り組んだのは、書類の管理です。私の病院には、毎日たくさんの患者さんが訪れます。
その分だけ、個人情報が書かれたカルテが増えていくのです。そのカルテの管理がずさんだったのです。
私は、工夫することでもっと効率の良い管理ができるのではないかと考えました。
今までやってこなかった書類の管理をすることにしました。
私だけが心がけてもいけないので、スタッフ全員に徹底するように指示をしました。
私は情報管理の方法を全てマニュアル化にしました。
マニュアルにして、スタッフが徹底するようにすれば、情報管理はうまく行くと考えたのです。
マニュアルを作って、スタッフ全員に渡したのですが、最初は戸惑うばかりであまり実行はされませんでした。
そこで、院長にプライバシーマークの取得を打診しました。
第三者からの審査があるという口実を作って、みんなに個人情報保護への取り組みの動機をつけてもらえばと考えたのです。
院長からプライバシーマークを取得することについての承認を得て、私ともう一人を担当者にしてもらいました。
みんなにやってもらいたいことに加えて、プライバシーマークの規格が要求していることを書面に残していき、１４か月の期間を費やしてなんとかプライバシーマークを取得することができました。
業務フローがかわることもあったため、最初は馴染みづらかったものが、今ではスムーズに行うことができるようになったと感じています。
組織内の意識の統一を図るために、第三者の目線を入れることの重要性を改めて感じることができました。
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