初めてのプライバシーマーク取得(東京都・コンサル会社)
東京都内のコールセンターのコンサルタント会社に勤めていたときにプライバシーマーク取得の担当者になりました。
自社でもコールセンターを行う予定だったためプライバシーマークを取得をすることになったのです。
個人情報保護法は施行されたばかりでしたしプライバシーマークも、まだまだ未知の領域でしたので
取得するにあたりコンサルタントに依頼することにしました。
新しい認定制度のため、どのコンサルタントに依頼するのが良いのかすら未知数だったため
5社程度、プライバシーマーク取得をうたっているコンサルタントから話を聞くことにしました。
比較したのは「金額」「どの程度のサポートがあるのか」「制度の理解度」「レスポンス」の早さなどでした。
制度に登録するために多くの書類提出が必要とのことでしたので書類の作成までサポートがあり
こちらの状況を汲み取ってくれ、金額も比較した中で妥当だと感じるコンサルタントに依頼することにしました。
その頃のコンサルタント料金は100万円程度と高額でしたので詳細なサポートがあると思っていたのですが
こちらの期待とは裏腹に、どこからがスタートなのか分らなかったという印象でした。
会社としてコールセンターを請け負う整備をしていたため個人情報を扱う上でのハード面は
既に8割以上はクリアしていました。
タイムカードだけではなく個人IDで個人情報がある部屋への入った時間、出た時間が管理できるようになっていました。
書類も鍵かかけられるキャビネットが揃っていました。
あとはソフト面なのですが、制度への登録を行うのですが扱っている協会がアナログだったのです。
コピー機やプリンターには個人情報や会社の機密情報に対して意識するように記載した紙を貼る。
キャビネットなども同様でした。取得に向けて行うことがこれか。と、拍子抜けした記憶があります。
そして個人情報として扱うものも各会社に任されているものがありました。
それが交換していただいた名刺です。それを、その会社では個人情報として扱う。というポリシーであれば
出したままにしない。鍵のかかる場所に保管する。などを決めます。
また、個人情報についての扱いの詳細も決められてはいません。
その会社として、どう扱うか?を自分たちで決めるのです。
入社時に提出した社員の情報ももちろん個人情報でしたので退職した際に、いつまで保管して
それを超えたら、どのように処理するか。なども担当者で話し合いをして決めました。
書類に関しては社内で決めたことを穴埋めのように完成させて提出しました。
期間としてはハート面が揃っていたこともあり2ヶ月程度で取得できました。
取得完了したときはコンサルタントはいらなかったように感じたのですが必要な提出書類の
求めている意図を汲み取るのだけ難しいだけなので協会に質問すれば自力でも取得できたかもしれません。
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