(東海・自動車販売業)Pマークは信頼の証・商売の必須アイテム
東海地方に在る自動車販売グループの総務・人事管理関係の業務に携わっています。
会社の規模は400名弱の規模ですが、それなりに取り扱い車種もあり、お付き合い頂きいているお客様の数も多いので、その個人情報の管理は大変なものがあります。
例えば、ダイレクトメール・定期配信しているメールでの情報提供に関しては、ご希望の在るお客様から個人情報を頂いておりますので、その安全な使用と管理には大変気を使います。
その信用度を高め、会社として個人情報の取扱に関するマニュアル化したものを体得したい為にもpマークの取得に踏み切りました。
取引先の法人客にも信用を得たい。その信用を確かなものにしておきたい。
今後の取引の際にも取得はある意味必須だったと思います。
とはいえ、取得すると言っても単に費用を払えばやって貰えると言う類のものではなく、個人情報の管理にかかる一連の教育を受けると言う表現のほうが正解かもしれません。
実際に知識を身に付けるのは総務部だけではなく、最前線で商談をしたりお客様と接する営業マンや事務員にも、その意図を徹底しなければなりません。
端的に言うと個人情報の取り扱いに関する線引を明確に教えなければならないのです。
そうした仕事上、切っても切れない個人情報の管理。
プライバシーに関する法律。
ひいてはコンプライアンス上の問題は分野が広く、pマークの申請ひとつにしても、何から取りかかれば良いのか解りませんでしたので、弊社としてはグループ会社の取引先でもあるコンサルタント会社を利用させていただき、プライバシーに関する法律を始め、会社ぐるみとしての取り組み方から申請、そして認定に至るまでの一連の流れを学びつつコンサルタントさんにお願いしました。
苦労した点や大変だったことは山のようにありますが、
個人情報保護法案の絡みや、最近ではマイナンバー法の施工で個人情報自体の
網羅する範囲が広くなってしまったこと。
また、社員全員に教育を徹底することが最も大変です。アルバイト・パートで雇用している従業員に対しても、プライバシーに関することを教育せねばなりません。正直なところ、個人情報の漏洩で一番怖いのがその点だからです。
従業員側がしっかりやってくれいたとしても、総務部がDM等を送付する際に(それを外注で行う際など)、あるお客様に送ったDMがダブっていたり、間違った情報が記載されていたりすると、本当に心配になります。
信用問題になりますので、その辺りも気を使います。
また、情報の保管という面に関しても、現在はデジタルで保存しますので持ち出しも簡単なら、保管も簡単というわけでもなく、常にセキュリティ上の、或いは、システム上の安全を確保しなければなりません。どの会社でも同じでしょうが、大事な財産であり資料でもありますから、その辺りの知識も必要になります。
費用対効果を考えれば、現場の最前線で作業している社員に教育するまでを含めれば膨大な時間と費用がかかりますが、会社の信用度と社員教育の事まで考えれば、費用がかさむのは致し方なし。と考えるべきでしょう。
ともあれ、これからは、個人情報の管理が徹底されていることが何よりの信頼となり、後の商売にも繋がって来るファクターなので、これからも部を上げて勉強を重ねていきたいと思います。
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